１．はじめに
ここ数年、企業の不祥事が発生した場合に、「第三者委員会」や「特別調査委員会」を設置して調査を行うというような報道を目にする機会が多くなりました。
これは、法令遵守（コンプライアンス）意識の高まりとともに、企業の社会的責任が求められることになった結果、従来は組織内部で調査の上、必要に応じた措置や対策を講じていたものが、それでは調査の客観性を確保できないとして、より中立な立場での調査を求められ、そのような外部の専門家も交えた調査が期待されるようになったものです。
ところが、そのような報道を注意して見てみると、「第三者委員会」を設置している場合と「特別調査委員会」が設置されている場合があります。
その違いは何なのでしょうか。そして実際に自社において不祥事が発生した場合にはどちらを設置すればよいのでしょうか。 本稿では、そのような第三者委員会と特別調査委員会の違いについて解説いたします。
２．第三者委員会と特別調査委員会の定義について
上記のとおり、現実には第三者委員会と呼ばれる場合と特別調査委員会と呼ばれる場合がありますが、第三者委員会にも特別調査委員会にも法的な意味での正式な定義はありません。したがって厳密な定義はないのですが、現在のところ、日弁連ガイドラインに完全に即したものを「第三者委員会」と称し、日弁連ガイドラインに一部のみ準拠したものは「特別調査委員会」（または外部調査委員会）などと呼ばれる例が多くみられます。
したがって、本稿においても、日弁連ガイドラインに完全に準拠したものを「第三者委員会」と呼ぶこととし、まずはその特徴について解説いたします。
３．第三者委員会の特徴
①法的責任追及を目的としない
第三者委員会については、あくまで対象となっている不祥事等の原因究明が目的とされるものであることから、関係する役職員の法的責任追及のために行われるものではありません。役職員の法的責任の追及については、第三者委員会とは別の組織とするべきとされています。
②調査結果は公表されることが前提となっている
第三者委員会の場合には、調査結果については原則として、全面的に開示されることとされています。ただし、公的機関による捜査・調査に支障を与える場合、プライバシーに配慮する必要性がある場合や、営業秘密の保護をする必要がある場合などについては、全部または一部を開示しないこともあり得るとされていますが、その場合にはその具体的な理由を開示しなければならないとされています。
③調査報告書の提出前に企業等に開示しない
第三者委員会の独立性、中立性を保持するために、第三者委員会は、調査報告書を企業等には事前に開示しないこととされています。これは事前に開示することによって、事実上、依頼者である企業等からの影響を受けることを避ける趣旨にあります。ただ、これについては事実関係の確認まで含めて一切事前に開示してはならないのか、という点について議論があるところです。
④収集した資料等については第三者委員会に処分権が専有される
同じく第三者委員会の独立性や中立性の観点から、第三者委員会が調査の過程で収集した資料等については、原則として第三者委員会に処分権が専有されるとされています。これの意味するところは、事後的に会社の方に共有されることが前提になる場合、第三者委員会を信頼して情報の提供を行うことをためらってしまう場合が生じることを避ける趣旨にあります。反対に、会社の方としては第三者委員会が収集した資料等を利用できないということは、事前に理解しておかなければならないことになります。
⑤企業と利害関係を有する者は委員とはならない
調査対象となる企業と利害関係を有する者は第三者委員会の委員に就任することはできないこととされています。これも第三者委員会の独立性や中立性の観点から要請されているものであり、例えば弁護士であったとしても顧問弁護士をしているようであれば委員に就任するべきではないことになります。他方で、過去に企業から業務を受任したことがあった場合に、その後一切委員に就任できないかというとそうではなく、ケースバイ・ケースで判断されるべきとされています。なお、社外役員が第三者委員会の委員に就任できるかどうかについてもやはりケースバイ・ケースであり、社外役員であるからといって一切就任できないわけではないとされています。
４．第三者委員会と特別調査委員会の使い分けのポイント
以上が日弁連のガイドラインに基づく第三者委員会の主な特徴ですが、それに一部だけ準拠しているものを特別調査委員会と呼ぶ例が多いようです。ただ、必ずしもそのように定められているわけではありませんので、日弁連のガイドラインに準拠していても特別調査委員会と呼ばれる例もあり得るかもしれませんし、また、より重要なことは、それぞれ事案の性質や調査を行う目的などから決められるべきものであり、第三者委員会であるからより優れているとか特別調査委員会であるから不十分であるなどということではありません。
そこで、上記の第三者委員会の特徴を踏まえた、両者の使い分けのポイントを挙げたいと思います。
①法的責任の追及を目的としているか否か
第三者委員会は、上記のとおり、不祥事の原因究明を第三者の視点から客観的に判断する組織ですので、特定の役職員の法的責任追及のために組織されるものではありません。企業としては、第三者委員会の調査結果をもって役員に責任を取らせたいと考えがちですが、そのような目的のための組織ではありませんのでその点の認識に齟齬がないように留意する必要があります。そのような場合、別途責任調査委員会を組織するような方法も考えられます。
②公表することが前提とされるか否か
第三者委員会の調査結果は公表するのが前提とされています。第三者委員会の場合、中立の立場で調査を実施し、その結果をステークホルダーに開示することによって企業の社会的責任に応えるという目的から当然の帰結となります。開示するか否かについては、問題となっている不祥事の性質や内容を踏まえて検討する必要があります。事案の性質上、むしろ公表することが適切ではない場合もあり得ますし、その場合には第三者委員会とはしないという選択肢は十分にあり得るところです。
③第三者委員会が収集した資料は原則として第三者委員会に処分権があることを認識する
企業としては、役員等の責任追及のためには第三者委員会の収集した資料を利用したいと考える場面が生じますが、上記のとおり、原則として第三者委員会の収集した資料は委員会に処分権があるため利用できないと考えておくべきです。したがって、もし事後的に利用したいと考えるのであれば、特別調査委員会という立て付けにして、企業への資料共有を前提とした調査スキームにすることが考えられます。
④独立した外部の専門家による調査が必要か否か
第三者委員会は、独立・中立性維持の観点から、委員には会社内部の常勤の役職員はもちろんのこと、顧問弁護士や顧問税理士などは就任できないとされています。これは主に事案の性質（不祥事の規模、重大性、対外的影響の有無等）や予算との兼ね合いが影響してくるところでありますが、そもそも外部の委員による調査までは必要ではない場合もあり得るかと思います。そのような場合には、顧問弁護士や顧問税理士などがメンバーに入った内部調査を依頼することも十分に考えられ、不祥事が発生した場合には必ず第三者委員会を設置しなければならないということにはなりません。
５．まとめ
以上のとおり、「第三者委員会」と「特別調査委員会」は、明確な法的定義こそないものの、日弁連のガイドラインに完全準拠するかどうかによって、その性質や制約が大きく異なります。
企業において不祥事が発生した際、「社会的な見栄えが良い（ように思われる）からとりあえず第三者委員会を立ち上げよう」と安易に判断するのは禁物です。また、行政機関などから、第三者委員会の調査報告を提出するように求められるケースもありますが、そこで要求されるところの「第三者委員会」が上記のような厳密な意味での「第三者委員会」を指しているのかについては当局に確認をする必要があります。
日弁連のガイドラインに準拠する第三者委員会とするためには上記のような各種ルールがあるため、そもそも外部組織に調査を依頼する目的が何であるのかの前提に立ち返り、事案の性質に応じた適切な組織に調査を依頼することが重要になります。
