
(1) 文書の保存義務
フィリピンの法律は、企業に対して文書の保存義務を課しています。以下は、保存義務がある文書の一例です。
文書 | 保存期間 |
---|---|
設立に関する文書(定款等) | 期間の定めなし |
株主リスト | |
株主総会議事録 | |
取締役の名前と住所 | |
取締役会議事録 | |
商取引の記録 | |
会計帳簿 | 以下から起算して5年(一部例外あり) |
(2) 電子での書類の保存
会社法によって保存が義務付けられている文書は、保存方法が指定されていないため、基本的には電子で保存することができます。他方で、公証人によるノータライズが必要な定款等の書類は、その性質上ハードコピーを作成する必要があります。また、会計帳簿も基本的には電子で保存することができます。
(3) 保存規定に違反した場合の罰則
保存規定に違反した場合、フィリピンの法律では罰則規定が設けられています。たとえば、会社法では、会社が記録を適切に保存していなかった場合、10万PHPから40万PHPの罰金が科されます。